Agile, Blog

Agile werken tijdens corona

Ik lees net een stukje van Emma Curvers over agile werken op kantoor. Citaat: “Er kwamen jongens op mijn toenmalige werk die wilden dat we agile gingen werken, ze droegen niet zelden een Fitbit, en ze probeerden alles wat we deden efficiënter te maken. De jongens zeiden dat we elkaar te veel mailden, en als we nou allemaal op Slack gingen, dan hoefden we ook niet meer naar elkaar toe te lopen“. Naar mijn bescheiden mening hebben die “jongens” dan niet begrepen wat agile betekent.

“Agile” betekent slagvaardig. Wil je slagvaardig en efficiënt werken dan moet je als organisatie snel beslissingen kunnen nemen en snel dingen voor elkaar kunnen krijgen. Dat betekent weer dat je geen lange beslistrajecten wilt, geen hierarchie, en bij voorkeur geen managers. Mijn invulling van “agile” is dat medewerkers een eigen verantwoordelijkheid krijgen, zelf beslissingen kunnen nemen, en zelf het initiatief nemen met anderen te overleggen hoe dingen aan te pakken. Agile is dat beslissingen genomen worden door de mensen die verstand hebben van het onderwerp, niet door de mensen die de strepen op hun mouw hebben.

Mijn ideale agile omgeving is dat je met een team in één ruimte zit, dat je elkaar ziet tijdens het werk, dat je vragen kunt stellen aan elkaar als ze opkomen, dat je samen aan een scherm zit te werken, dat je dingen delegeert aan elkaar en dan blind weet dat het goedkomt. Dat heeft niets te maken met de technologie die je gebruikt. Sterker nog, Slack belemmert eerder dan dat het efficiënt werken bevordert.

Wat ik een belangrijke component van “agile” vind, is wat Tom Peters ooit “empowerment” noemde. Als een medewerker in je organisatie is aangenomen om databases te managen, dan moet je bij beslissingen over die databases vooral luisteren naar die medewerker. Als je een boekhouder in dienst hebt, laat je financiële beslissingen zoveel mogelijk leiden door die boekhouder.

En dan is er corona. Je kunt niet meer samen in één ruimte werken, je mag zelfs niet meer samen op kantoor werken. Iedereen werkt thuis, iedereen zit in z’n eentje te slacken, te zoomen of te teamen. Of gewoon te werken. De enige manier om dan effectief te blijven werken is hetzelfde te doen als op kantoor: als je met drie collega’s in een kamer zit, kun je nu met die drie collega’s de hele dag in een Slack kanaal zitten. Wat je niet moet doen is met al je collega’s in Slack kanalen zitten, of erger nog, allemaal in één kanaal zitten. Dan gebeurt wat Curvers schetst: je zit de hele dag alleen nog maar te chatten.

Thuiswerken en agile werken gaat prima samen als je agile opvat als “empowerment” en “niet vergaderen”. Vertrouw je collega’s dat ze hun deel van het werk goed doen, doe je eigen werk goed, en stuur de manager naar de golfbaan, die heeft immers in een agile thuiswerk situatie niets te zoeken. Probeer vooral niet de vergaderingen te houden die je vóór corona deed. Ik had van de week een soort brainstorm met een paar mensen, via Teams. Gruwelijk. Dat werkt voor geen meter. We moesten een naam bedenken voor een IT product, via Teams wordt creatieve interactie tussen mensen doodgeslagen en uitgefilterd, daar moet je iets anders voor verzinnen. Een Slack channel werkt niet, maar wellicht dat één op één gesprekken (Slack, telefoon, Teams, wat je wilt) wel werken.

Het belangrijkste aspect van agile werken is voor mij dat er geen regels zijn, geen voorschriften, geen leiding. Als ieder lid van een projectteam begrijpt wat er moet gebeuren, verantwoordelijkheid voelt dat het gaat gebeuren, en zelf oppakt wat hij of zij kan doen, waar hij of zij de expertise voor heeft, en als iedereen zelf één op één contacten met anderen organiseert om dingen te delegeren of te overleggen, dan komt het vanzelf goed. Als jij wilt bellen, dan bel je. Als jij wilt Slacken, dan Slack je. Als jij op kantoor wilt afspreken, dan doe je dat. Jij bent immers verantwoordelijk voor jouw werk.

Oh, en heen en weer lopen naar collega’s, dat is juist super agile. Hoe meer mensen je in de loop van een dag even persoonlijk spreekt, hoe hechter de banden in je project team en hoe beter het werk gaat. Daar was die Fitbit voor bedoeld: die meet of je wel genoeg door het kantoor loopt om collega’s te zien.